Tenue des AG et des CA à distance en période de confinement lié au COVID-19: comment être en règle?

Le deuxième trimestre de l'année est pour beaucoup de sociétés, la période au cours de laquelle le conseil d’administration doit finaliser et approuver un projet de comptes annuels à soumettre à l'assemblée générale des actionnaires. Cette assemblée générale ordinaire doit se tenir à la date fixée dans les statuts et avant le 30 juin pour les exercices comptables clôturés au 31 décembre.

Cette année, l'AGO de nombreuses sociétés belges est ainsi supposée se tenir en pleine période de confinement imposé pour limiter la propagation du COVID-19 (Coronavirus).

Or, ce confinement rend précisément impossible, ou à tout le moins particulièrement compliqué, la tenue des réunions des organes d’administration et des assemblées générales des actionnaires dans les formes légalement ou statutairement autorisées.

Pour aider les administrateurs à mener à bon terme ce processus d'approbation des comptes, et plus généralement pour permettre une gestion continue des sociétés malgré le confinement lié au COVID-19, le gouvernement a adopté une série de mesures reprises dans l'Arrêté royal n° 4 de pouvoirs spéciaux du 9 avril 2020.

Les réunions convoquées ou qui devaient se tenir avant le 3 mai 2020

Les mesures prévues par l'arrêté royal n°4, dérogatoires aux règles du CSA, ne sont applicables qu'à trois catégories de réunions:

- les réunions qui sont convoquées entre le 1er mars 2020 et le 3O juin 2020 (même si elles se tiennent après le 30 juin 2020) ;

- les réunions qui doivent, selon les statuts de la société ou la loi, être tenues entre le 9 avril 2020 et le 30 juin 2020 ; et

- les réunions qui auraient dû se tenir entre le 1er mars 2020 et le 9 avril 2020, mais qui n’ont pas été tenues (par exemple, en raison de l’incertitude sur la manière de tenir la réunion en sécurité).

Les organes d'administration peuvent se tenir à distance

Pour les réunions précitées, le gouvernement a autorisé les organes d’administration à les tenir à distance par le biais de techniques de télécommunication, telles que des conférences téléphoniques et des vidéo-conférences, pour autant que le caractère collégial de la décision puisse être assuré.

Cette autorisation s'applique même si les statuts de la société ne le permettent pas expressément et même si les réunions à distance sont explicitement écartées statutairement!

Par ce biais, les administrateurs devraient plus facilement pouvoir approuver les projets de comptes annuels à soumettre aux actionnaires de leur société.

L'organe d’administration peut également toujours recourir à des décisions prises par écrit, lorsqu'elles sont prises à l'unanimité.  

Les convocations déjà envoyées peuvent être modifiées

Les convocations aux assemblées générales déjà envoyées, relatives à des réunions couvertes par le champ d'application de l'Arrêté royal n°4, peuvent être modifiées, sans devoir recommencer tout un processus de convocation, que ce soit pour modifier la date de la réunion ou les modalités de tenue ou du vote de celle-ci.

La modification doit avoir lieu, pour les sociétés cotées, via un communiqué de presse, et pour les sociétés non cotées "par le moyen le plus approprié selon les circonstances". 

L'organe d'administration peut imposer la tenue d'une assemblée générale des actionnaires à distance ou le recours à une "procédure écrite"

En plus de son mode habituel de tenue de son assemblée générale, qui peut être adopté pour autant que les mesures de distanciation sociale puissent être respectées, l'organe d’administration (généralement le conseil d'administration) peut faire le choix, sans que ce soit obligatoire et quelles que soit les clauses statutaires de la société, en ce compris des clauses qui excluraient pareils mécanismes: 

- de tenir l'assemblée générale à distance via un moyen de télécommunication, tel qu'une conférence téléphonique ou une vidéo-conférence; ou

- d'interdire la présence physique des actionnaires et d'imposer à ceux-ci de (i) poser leurs questions par écrit à l'avance aux administrateurs (ii) voter à distance en donnant une procuration à une personne unique, qui est désignée par la société et est chargée de représenter les actionnaires lors de l'assemblé générale, pour que la réunion puisse se tenir en présence du moins possible de personnes.

L'arrêté royal encadre cette seconde possibilité de règles spécifiques concernant la communication des formulaires de procuration, la manière de communiquer les réponses données aux questions des actionnaires, le choix du mandataire, etc. Dans cette hypothèse, l'organe d'administration ne peut cependant pas interdire aux membres du bureau, aux membres de l'organe d’administration (généralement le conseil d'administration) ni aux commissaires d'être présents physiquement.

Pour les réunions devant se tenir devant notaire, il est en outre permis que les assemblées générales des actionnaires puissent se dérouler avec une seule personne de la société mandatée par toutes les parties initialement convoquées.

L'organe d’administration peut également reporter la date de l'assemblée générale

Enfin, peu importe la date statutaire fixée, le gouvernement a voulu éviter d'imposer aux sociétés la tenue, à distance ou par écrit, de leur assemblée générale ordinaire.

Pour cette raison, il a autorisé les sociétés à, purement et simplement, reporter la date de leur assemblée générale ordinaire à une date ultérieure qui ne pourra cependant pas dépasser 10 semaines après le délai légal imposé pour le Code des sociétés et des associations pour l'approbation des comptes annuels, soit jusqu'au 8 septembre 2020 pour l'approbation des comptes annuels portant sur un exercice qui se clôture au 31 décembre. 

Ce report est possible même si les convocations ont déjà été envoyées, pour autant, cela va de soi, que la réunion n'ait pas encore été tenue. Le report doit, dans les sociétés non cotées, être correctement porté à l'attention des actionnaires par le "moyen le plus approprié selon les circonstances".

Enfin, les assemblées générales extraordinaires peuvent également être reportées sauf dans les trois cas suivants:

- l'AGE doit se prononcer dans le cadre de la procédure dite de "sonnette d'alarme", en cas d'actif net négatif de la société

- la tenue de l'AGE est sollicitée par 10% des actionnaires ; et

- la tenue de l'AGE est sollicitée par le commissaire.

Besoin d'un conseil adapté à votre société en pleine crise de Coronavirus? Contactez Me Eloy et son équipe

Vous vous posez des questions sur la possible tenue, à distance, des réunions de votre conseil d’administration ou de l'assemblée générale de vos actionnaires de votre société? Vous vous inquiétez quant à votre responsabilité de dirigeant d'entreprise dans ce cadre particulier du confinement lié au Coronavirus ou souhaitez plus simplement être assisté pour les formalités à accomplir, et formulaire de procuration à envoyer aux actionnaires? L'équipe d'avocats de Me Eloy, qui conseille les sociétés établies entre Namur et Bruxelles, est à votre écoute pour analyser votre situation personnelle. N'hésitez pas à contacter Me Eloy par téléphone via le numéro 02.896.89.38, par e-mail à l'adresse suivante contact@eloy-avocat.be ou encore via le formulaire de contact sous ce lien. Elle vous recontactera dans les meilleurs délais, malgré le confinement!